Kirim Surat ke Pemkab Cirebon, Lacak Lewat Sitras

RAKYATCIREBON.DISWAY.ID, CIREBON - Surat resmi yang dikirimkan ke instansi pemerintah terkadang mengalami kendala saat distribusinya. Disamping itu, tidak adanya informasi lanjutan mengenai surat tersebut, membuat si pengirim harus melakukan pelacakan manual guna memastikan surat tersebut diterima oleh pihak yang dituju.

Akan tetapi, kendala tersebut nampaknya tidak akan terjadi di Sekretariat Daerah (Setda) Pemerintah Kabupaten Cirebon. Pasalnya, Bagian Umum Setda Kabupaten Cirebon telah menyediakan Sistem Tracking Surat (Sitras) yang bisa diakses oleh pengirim.

Sitras merupakan gagasan dari Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian pada Bagian Umum Setda Kabupaten Cirebon, Nunung Nurhikmah SE MSi yang tengah mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Tahun 2025. Adapun Sitras ini sendiri sudah mulai diterapkan pada loket pelayanan surat yang tersedia di Setda Pemkab Cirebon.

BACA JUGA:Permudah Peminjaman Aset, Le-Booking Diluncurkan

Dijelaskan Nunung, Sitras ini memang dibuat karena banyaknya pertanyaan yang muncul dari pengirim mengenai alur surat yang sudah dikirimkan. "Fitur berfungsi untuk memantau dan melacak posisi serta status surat secara digital, real-time, dan terstruktur pada setiap tahapan proses administrasi," ujar Nunung.

Dijelaskannya juga, ada manfaat lainnya dari Sitras ini bagi internal Pemkab Cirebon. Menurutnya, dengan Sitras, maka mempersempit ruang kesalahan saat pengiriman surat.

"Kami berharap dengan Sitras dapat meningkatkan kecepatan distribusi surat, akurasi disposisi, serta transparansi alur surat dari pengiriman hingga penyelesaian. Mendukung efektivitas, efisiensi, dan akuntabilitas pelayanan surat," ungkapnya.

BACA JUGA:LPS Peduli Bakti Bagi Negeri Bantu Sarana Ibadah Masjid di Cirebon

Disinggung mengenai langkah yang dilakukan oleh pengirim surat guna melakukan penelusuran, Nunung menegaskan pihaknya akan mengirimkan pesan otomatis melalui nomor whatsapp yang dicantumkan oleh pengirim. Disamping, tambahnya, pengirim juga akan menerima tanda terima surat dari petugas loket.

"Dengan demikian, Pengguna layanan dapat mengetahui secara langsung posisi surat, tahapan disposisi, dan pihak yang bertanggung jawab. Pengirim juga bisa memantau dari manapun dan tidak perlu datang ke loket untuk bertanya," tutupnya. (yog)

Sumber: